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1. 机动车检测站设备档案怎么做？

1、机动车检测站设备档案怎么做？

要做机动车检测站设备档案按以下方法

1、目的

为了保证档案管理工作满足本公司质量体系的要求，充分发挥档案的客观证据和追溯性的作用，特制定本程序

2、范围

适用与本公司质量体系运行中有关的文件、标准、资料、记录、计算和导出数据、检测报告等的归档、保管、检索。

3、职责

3.1办公室负责对与质量体系运行有关的文件资料及记录的归档和保管、检索的管理。

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3.2检测组负责车辆检验原始记录的归档管理。

3.3档案管理员负责相关资料、记录的归档和档案资料保管。

4、工作程序

4.1 档案管理的范围：

4.1.1外来文件及规章

1)有关质量、计量的法律、法规、政策、规定等；

2)国家、部门标准、规范、规程，其它相关标准；

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3)计量认证批准文本。

4)公司机构设置、管理层任命文件。

4.1.2 质量体系文件

1)质量手册和程序文件；

2)检验实施细则、操作规程等作业指导书；

3)计量认证申请文件副本。

4.1.3 检测文件送检单、检验原始记录、报告副本及抽样记录、保存在计算机系统的相关文件资料、有关技术会议的技术资料、技术文献等。

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4.1.4 仪器设备档案。

4.1.5 技术人员档案。

4.1.6质量体系运行中产生的其它记录：

1)质量计划、质量体系审核和评审记录及报告；

2)本公司工作计划、总结及有关会议记录；

3)标准物质与重要物资采购、验收记录；

4)比对、验证与校核记录及其评审记录；

5)计算机软件及其有关文档；

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6)用户抱怨的处理记录；

7)委托方提供的要求保密或保护专利的有关资料；

8)本公司事故调查情况及处理记录。

9)外部支持服务和供应商记录；

10)比对、验证试验与校核记录及其评审记录；

11)新项目和非标准方法开发确认记录。

4.2 档案资料的管理

档案资料由本公司档案管理员统一管理。各部门收集其职责范围内的档案资料，每月底送交档案管理员统一整理归档。

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4.3 档案资料的保管

4.3.1 资料室应配备防盗、防火、防潮设施。

4.3.2 档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复印。

4.3.3 档案不得随意捆放，应将档案分类建立目录后存放在档案柜中。档案柜应有明显标识，以便检索和查询。

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4.3.4 归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，应及时报告质量负责人追查原因，视情节轻重，由经理处理。

4.4 档案的借阅

4.4.1 属于保密范围内的文件资料应在规定范围内传阅。

4.4.2 本公司人员确因工作需要查阅有关保密性的资料，需经经理同意后在指定地点查阅，一般不外借、不复制，如确需要复制，应由经理批准。其它资料按规定登记查阅。

4.4.3 外单位人员查阅有关保密性的资料时，须持单位介绍信并经理批准，只限在指定地点查阅，未经允许不准摘录、拍照和复印。

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4.5 档案的保管期限

4.5.1 档案的保管期限由相应的程序文件、作业指导书规定。未明确规定的一般保存期为三年。

4.5.2 对有继续保存价值的的技术档案，经质量负责人鉴别，报经理批准后，可延长保存期。

4.5.3 超期的档案资料，由质量负责人登记造册，报经理批准后统一销毁。

4.6 档案的保密

所有涉及委托方利益的文件资料、检测数据、原始记录、检验报告都应为委托方保密，未经批准不得复制或扩散。不允许在电话或传真中泄露委托方的资料、检验数据。如泄密要追查责任，严肃处理。

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